Kinh doanh online đang trở thành xu hướng mạnh mẽ, mang lại nhiều cơ hội nhưng cũng đặt ra không ít thách thức, đặc biệt là về nghĩa vụ thuế. Nhiều người bán hàng online, dù là hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh, vẫn còn băn khoăn về các quy định pháp luật liên quan đến thuế, hóa đơn và sổ sách kế toán. Việc nắm rõ những thông tin này không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng quy định mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.
Là chuyên gia hỗ trợ thuế và pháp lý, chúng tôi sẽ tổng hợp và giải thích chi tiết các quy định mới nhất, giúp người bán hàng online dễ dàng hiểu và áp dụng vào thực tế kinh doanh của mình.
Bán hàng online có phải nộp thuế không? Ngưỡng doanh thu cần lưu ý
Đây là câu hỏi được rất nhiều người bán hàng online quan tâm. Theo quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP (Điều 8), việc bạn có phải nộp thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và Thu nhập cá nhân (TNCN) hay không phụ thuộc vào mức doanh thu thực tế phát sinh trong năm:
- Doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm: Nếu tổng doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ của bạn từ 500 triệu đồng trở xuống trong một năm dương lịch, bạn sẽ không phải nộp thuế GTGT và TNCN. Tuy nhiên, bạn vẫn cần thông báo doanh thu thực tế phát sinh trong năm với cơ quan thuế chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm dương lịch tiếp theo.
- Doanh thu trên 500 triệu đồng/năm: Nếu doanh thu thực tế của bạn vượt quá 500 triệu đồng trong năm, bạn sẽ phải thực hiện khai thuế và nộp thuế kể từ quý phát sinh doanh thu vượt ngưỡng này. Số thuế GTGT và TNCN sẽ được xác định theo các quy định hiện hành.
Lưu ý quan trọng: Ngay cả khi hệ thống thông tin quản lý thuế có thể tự động tạo lập tờ khai thuế để hỗ trợ, bạn vẫn phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của hồ sơ khai thuế và xác định số thuế phải nộp của mình.
Các loại thuế và hồ sơ kê khai dành cho người bán hàng online
Người bán hàng online thường phải đối mặt với hai loại thuế chính là Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Tùy thuộc vào phương pháp tính thuế và tình hình kinh doanh, bạn sẽ cần sử dụng các mẫu hồ sơ khai thuế khác nhau theo Thông tư 18/2026/TT-BTC (Điều 4).
Hồ sơ kê khai thuế theo từng trường hợp
Để giúp bạn dễ hình dung, chúng tôi đã tổng hợp các mẫu tờ khai phổ biến:
- Đối tượng không chịu thuế GTGT, TNCN (bao gồm cả mới ra kinh doanh): Sử dụng Mẫu số 01/TKN-CNKD để thông báo doanh thu thực tế phát sinh và kê khai các loại thuế khác (nếu có).
- Đối tượng nộp thuế TNCN theo phương pháp thuế suất nhân (%) với doanh thu tính thuế: Hồ sơ khai thuế GTGT, TNCN và các loại thuế khác là Tờ khai theo Mẫu số 01/CNKD.
- Đối tượng nộp thuế TNCN theo phương pháp thu nhập tính thuế nhân (%) với thuế suất: Hồ sơ khai thuế GTGT, TNCN và các loại thuế khác trong năm là Tờ khai theo Mẫu số 01/CNKD. Ngoài ra, bạn còn cần nộp Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo Mẫu số 02/CNKD-TNCN-QTT.
- Thông báo số tài khoản/ví điện tử: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm gửi Thông báo số tài khoản/số hiệu ví điện tử theo Mẫu số 01/BK-STK cho cơ quan thuế. Thời hạn nộp là kèm theo Tờ khai thuế đầu tiên của năm 2026, hoặc chậm nhất ngày 20 tháng 4 năm 2026 tùy đối tượng, và kèm theo Thông báo doanh thu hoặc Tờ khai thuế đầu tiên của năm đối với hộ kinh doanh mới.
- Trường hợp tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân: Các tổ chức hợp tác kinh doanh hoặc thuê bất động sản của cá nhân sẽ sử dụng Tờ khai theo Mẫu số 01/TCKT kèm theo các Phụ lục Bảng kê chi tiết tương ứng.
Việc lựa chọn đúng mẫu tờ khai là rất quan trọng. Nếu bạn chưa rõ mình thuộc trường hợp nào, hãy truy cập công cụ tính thuế hộ kinh doanh của chúng tôi hoặc liên hệ để được tư vấn cụ thể.
Hóa đơn điện tử: Khi nào người bán hàng online bắt buộc sử dụng?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đang dần trở thành quy định bắt buộc đối với nhiều đối tượng kinh doanh. Người bán hàng online cần đặc biệt lưu ý các mốc doanh thu sau theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP (Điều 8 khoản 5):
- Doanh thu tính thuế GTGT từ 1 tỷ đồng/năm trở lên: Bạn bắt buộc phải áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Doanh thu tính thuế GTGT trên 500 triệu đồng và dưới 1 tỷ đồng/năm: Bạn không bắt buộc sử dụng HĐĐT. Tuy nhiên, nếu có nhu cầu, bạn hoàn toàn có thể đăng ký sử dụng.
- Hộ kinh doanh mới hoặc đạt ngưỡng 1 tỷ trong năm: Nếu bạn mới ra kinh doanh hoặc doanh thu năm trước chưa đạt 1 tỷ nhưng trong năm tính thuế doanh thu lũy kế từ 1 tỷ đồng trở lên, bạn phải áp dụng HĐĐT và đăng ký sử dụng trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế từ 1 tỷ đồng trở lên.
Nếu bạn có nhiều địa điểm kinh doanh, hãy nhớ sử dụng Mã số thuế chung và ghi rõ địa chỉ từng địa điểm trên hóa đơn.
Hướng dẫn về chứng từ và sổ sách kế toán cho người bán hàng online
Để đảm bảo việc kê khai thuế chính xác và minh bạch, người bán hàng online cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ và sổ sách kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Chứng từ kế toán cần thiết
Các chứng từ cơ bản bao gồm:
- Hóa đơn: Dùng cho các giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ: Áp dụng khi bạn mua hàng hóa, dịch vụ từ người bán không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
- Các chứng từ kế toán khác làm căn cứ xác định doanh thu, thu nhập tính thuế.
Các loại sổ kế toán theo từng phương pháp nộp thuế
Tùy thuộc vào việc bạn thuộc đối tượng không chịu thuế, nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu hay nộp thuế theo thu nhập tính thuế nhân với thuế suất, bạn sẽ cần sử dụng các loại sổ kế toán khác nhau:
1. Đối tượng không chịu thuế GTGT, TNCN
- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD): Dùng để ghi chép doanh thu, làm căn cứ xác định bạn có thuộc đối tượng chịu thuế hay không, và đối chiếu số liệu với cơ quan thuế nếu có kê khai doanh thu.
2. Đối tượng nộp thuế GTGT, TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu
- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD): Dùng để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế TNCN. Sổ này cũng dùng để theo dõi và đối chiếu với dữ liệu thuế do cơ quan thuế cung cấp.
3. Đối tượng nộp thuế GTGT, TNCN theo thu nhập tính thuế nhân với thuế suất
Bạn sẽ cần sử dụng một bộ sổ chi tiết hơn:
- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD): Tương tự như S2a-HKD, dùng để ghi doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT và đối chiếu với cơ quan thuế.
- Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD):
- Mục đích: Xác định nghĩa vụ thuế TNCN, đối chiếu số thuế phải nộp với cơ quan thuế.
- Cách ghi đơn giản: Ghi tổng doanh thu, tổng chi phí hợp lý (bao gồm nguyên vật liệu, tiền lương, khấu hao, dịch vụ mua ngoài, lãi vay...), sau đó tính chênh lệch (doanh thu - chi phí) để làm căn cứ tính thuế TNCN.
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD):
- Mục đích: Theo dõi, quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng loại hàng hóa.
- Cách ghi đơn giản: Ghi số lượng và thành tiền nhập, xuất, tồn. Đơn giá xuất kho được tính bằng cách lấy tổng giá trị hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ chia cho tổng số lượng tương ứng.
- Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD):
- Mục đích: Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
- Cách ghi đơn giản: Ghi số tiền thu/gửi vào và chi/rút ra. Cuối kỳ tính số dư tồn quỹ/tồn ngân hàng.
Việc duy trì đầy đủ và chính xác các loại sổ sách này không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Thời hạn và địa điểm kê khai, nộp thuế cho người bán hàng online
Nắm rõ thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ, nộp thuế là yếu tố then chốt để tránh các mức phạt chậm nộp. Các quy định này được nêu rõ trong Nghị định 68/2026/NĐ-CP (Điều 8).
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
Bạn cần lưu ý các mốc thời gian sau:
- Thông báo doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm: Chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm dương lịch tiếp theo.
- Khai thuế theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
- Quyết toán thuế TNCN theo năm: Chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của năm dương lịch tiếp theo.
Thời hạn nộp thuế: Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế. Nếu có khai bổ sung, thời hạn nộp thuế sẽ theo thời hạn của kỳ tính thuế có sai sót.
Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế
Phương thức nộp hồ sơ chủ yếu là bằng điện tử. Về địa điểm cụ thể:
- Nhiều địa điểm kinh doanh (bao gồm cả bán hàng qua sàn TMĐT có địa điểm thực): Bạn khai thuế tổng hợp chung trên 01 hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở chính của mình. Tuy nhiên, bạn cần nộp thuế cho từng địa điểm kinh doanh.
- Chỉ kinh doanh trên sàn TMĐT/nền tảng số (không có địa điểm kinh doanh cố định): Bạn sẽ kê khai và nộp thuế tại cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi bạn cư trú (nơi ở hiện tại, tạm trú hoặc thường trú).
Nếu bạn có địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở chính, hãy thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở chính trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày hoạt động.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Hộ kinh doanh chỉ có hoạt động kinh doanh trên sàn TMĐT mà không có địa điểm kinh doanh cố định thì kê khai thuế ở đâu?
Bạn sẽ kê khai và nộp thuế tại cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi bạn cư trú (nơi ở hiện tại, tạm trú hoặc thường trú) theo quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP.
Khi nào hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (có mã của cơ quan thuế hoặc khởi tạo từ máy tính tiền) khi có doanh thu tính thuế GTGT từ 1 tỷ đồng trở lên trong một năm. Nếu doanh thu từ 500 triệu đến dưới 1 tỷ, việc sử dụng HĐĐT là không bắt buộc nhưng được khuyến khích.
Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm có phải khai thuế GTGT và TNCN không?
Nếu doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm, hộ kinh doanh không phải nộp thuế GTGT và TNCN. Tuy nhiên, vẫn cần thông báo doanh thu thực tế phát sinh trong năm với cơ quan thuế chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm dương lịch tiếp theo.
Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu cần sử dụng những chứng từ kế toán nào?
Bạn cần sử dụng Hóa đơn và các chứng từ khác làm căn cứ xác định và kê khai doanh thu. Về sổ kế toán, bạn sẽ sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số S2a-HKD để ghi nhận doanh thu và đối chiếu với cơ quan thuế.
Kết luận
Việc kinh doanh online mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đi kèm với các nghĩa vụ pháp lý quan trọng. Hiểu rõ và tuân thủ các quy định về thuế, hóa đơn và sổ sách kế toán không chỉ giúp bạn tránh được rủi ro mà còn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của mình. Đừng để những băn khoăn về thuế làm chậm bước tiến của bạn.
Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về các quy định thuế cụ thể cho trường hợp của mình hoặc muốn tra cứu thông tin thuế, hãy sử dụng ngay công cụ tính thuế hộ kinh doanh của chúng tôi hoặc liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn tận tình và chính xác nhất.
