Người bán hàng online lo lắng về hóa đơn và thuế: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ, hoạt động kinh doanh online ngày càng sôi động. Tuy nhiên, cùng với sự tăng trưởng đó là những băn khoăn, lo lắng của người bán hàng về các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn và nghĩa vụ thuế. Nhiều hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động trên các nền tảng trực tuyến đang tìm kiếm những hướng dẫn cụ thể để đảm bảo tuân thủ, tránh những rủi ro không đáng có. Hiểu được điều đó, bài viết này từ chuyên gia tư vấn thuế của chúng tôi sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện và dễ hiểu về các quy định mới nhất, giúp quý vị tự tin hơn trong việc quản lý tài chính và nghĩa vụ thuế của mình.

Người bán hàng online cần hiểu rõ về loại hình kinh doanh và nghĩa vụ thuế

Trước khi đi sâu vào các loại chứng từ và sổ sách, điều quan trọng là người bán hàng online cần xác định rõ mình thuộc đối tượng nào theo quy định pháp luật về thuế. Thông thường, các cá nhân, hộ gia đình kinh doanh online sẽ được xếp vào nhóm hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Tùy thuộc vào doanh thu và loại hình hoạt động, quý vị sẽ có những nghĩa vụ thuế khác nhau, bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Việc nắm rõ các loại thuế phải nộp và phương pháp tính thuế sẽ là nền tảng vững chắc để quý vị chuẩn bị đầy đủ chứng từ và sổ sách kế toán. Để biết chính xác mình thuộc đối tượng nào và cách tính thuế ra sao, quý vị có thể tham khảo công cụ tính thuế hộ kinh doanh của chúng tôi hoặc tra cứu mã số thuế tại đây.

Các chứng từ kế toán thiết yếu cho người bán hàng online

Theo Hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại Thông tư 152/2025/TT-BTC, các chứng từ kế toán đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xác định doanh thu, thu nhập tính thuế và làm căn cứ kê khai. Đối với người bán hàng online, việc quản lý các chứng từ này một cách khoa học là điều bắt buộc.

• Hóa đơn: Đây là chứng từ quan trọng nhất, ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần xuất hóa đơn theo quy định khi bán hàng.
• Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ: Trong trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ từ những người bán không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, quý vị cần lập bảng kê này. Bảng kê giúp hợp thức hóa chi phí đầu vào, làm căn cứ xác định thu nhập tính thuế.
• Các chứng từ kế toán khác: Bao gồm các giấy tờ liên quan đến thu chi, thanh toán, hợp đồng, biên bản giao nhận... Tất cả đều phải được lưu trữ cẩn thận để làm cơ sở xác định doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.

Hướng dẫn chi tiết về Sổ sách kế toán cho Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Sổ sách kế toán là công cụ không thể thiếu giúp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ghi chép, theo dõi toàn bộ hoạt động tài chính, làm căn cứ để kê khai và nộp thuế đúng quy định. Thông tư 152/2025/TT-BTC đã đưa ra các quy định cụ thể về các loại sổ và phương pháp ghi sổ.

Tổng quan về các loại sổ kế toán cần thiết

Tùy thuộc vào phương pháp tính thuế và quy mô hoạt động, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể cần sử dụng một hoặc nhiều loại sổ sau:

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD): Dùng để ghi nhận doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT.
• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD): Dùng để xác định thu nhập chịu thuế TNCN thông qua việc tổng hợp doanh thu và chi phí hợp lý.
• Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD): Dành cho việc theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của hàng hóa.
• Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD): Dùng để quản lý các dòng tiền thu vào, chi ra bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng/ví điện tử.

Chi tiết các Sổ kế toán chính và cách ghi

Để giúp quý vị dễ hình dung, chúng tôi sẽ diễn giải mục đích và phương pháp ghi sổ của từng loại sổ chính:

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD)

• Mục đích: Sổ này giúp quý vị ghi chép chi tiết doanh thu từ việc bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ phần trăm để tính thuế GTGT. Nếu kinh doanh nhiều ngành nghề khác nhau, quý vị có thể mở riêng từng sổ để dễ dàng quản lý và đối chiếu với dữ liệu thuế GTGT mà cơ quan thuế cung cấp.
• Cách ghi sổ đơn giản: Quý vị ghi rõ ngày, tháng, số hiệu của chứng từ (ví dụ: hóa đơn bán hàng). Sau đó, diễn giải nội dung doanh thu theo từng ngành nghề và ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ tương ứng. Cuối kỳ, tổng hợp lại để xác định tổng doanh thu và tính tổng số thuế GTGT phải nộp.

Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD)

• Mục đích: Đây là sổ quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế TNCN của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Sổ này cho phép quý vị tổng hợp doanh thu và các chi phí hợp lý phát sinh, từ đó tính ra thu nhập chịu thuế TNCN.
• Cách ghi sổ cơ bản: Ghi ngày, tháng, số hiệu chứng từ và diễn giải nội dung nghiệp vụ. Các dòng chính cần theo dõi bao gồm:
  • Tổng doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ: Toàn bộ doanh thu phát sinh.
  • Tổng chi phí hợp lý: Bao gồm các chi phí như nguyên vật liệu, tiền lương, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài, lãi vay và các chi phí hợp lệ khác theo quy định.
  • Chênh lệch (Doanh thu - Chi phí): Đây là cơ sở để tính thu nhập chịu thuế.
  • Tổng số thuế TNCN phải nộp: Được tính bằng cách lấy phần chênh lệch nhân với thuế suất TNCN áp dụng.

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD)

• Mục đích: Sổ này giúp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo dõi và quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Điều này đặc biệt hữu ích cho người bán hàng online có lượng hàng tồn kho lớn hoặc kinh doanh nhiều mặt hàng.
• Cách ghi sổ: Ghi rõ ngày, tháng, số hiệu chứng từ, diễn giải nội dung nghiệp vụ (nhập, xuất), đơn vị tính và đơn giá. Sau đó, ghi số lượng và thành tiền nhập, xuất, và cuối cùng là số lượng, thành tiền tồn kho. Đơn giá xuất kho có thể được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.

Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD)

• Mục đích: Sổ này dùng để theo dõi tất cả các giao dịch thu, chi bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng, ví điện tử của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Nó giúp quý vị kiểm soát dòng tiền, đảm bảo tính minh bạch và đối chiếu với số dư thực tế.
• Cách ghi sổ: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ, diễn giải nội dung giao dịch (thu tiền bán hàng, chi tiền mua hàng, nộp thuế...). Sau đó, ghi số tiền thu vào/gửi vào và số tiền chi ra/rút ra. Cuối kỳ, tính toán số dư tiền mặt và tiền gửi ngân hàng/ví điện tử.

Trường hợp đặc biệt: Sổ cho đối tượng không chịu thuế hoặc nộp thuế theo tỷ lệ %

Thông tư 152/2025/TT-BTC cũng quy định về các loại sổ đơn giản hơn cho những trường hợp cụ thể:

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD): Dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN. Sổ này dùng để ghi chép doanh thu làm căn cứ xác định xem quý vị có thuộc đối tượng chịu thuế hay không. Cách ghi tương tự như S2b-HKD nhưng đơn giản hơn, chỉ cần ghi ngày, tháng, diễn giải và số tiền bán hàng hóa, dịch vụ.
• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD): Áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ phần trăm (%) trên doanh thu. Sổ này cũng dùng để ghi doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế TNCN. Quý vị có thể dùng sổ này để theo dõi và đối chiếu với số thuế phải nộp do cơ quan thuế cung cấp.

Quy trình kê khai và các mẫu tờ khai thuế cần biết

Bên cạnh việc ghi chép sổ sách, việc kê khai thuế đúng mẫu và đúng thời hạn là nghĩa vụ quan trọng mà người bán hàng online cần tuân thủ. Thông tư 18/2026/TT-BTC đã hướng dẫn chi tiết về các loại hồ sơ, tờ khai.

Hồ sơ thông báo doanh thu và kê khai thuế trực tiếp của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Tùy thuộc vào đối tượng và phương pháp nộp thuế, quý vị sẽ sử dụng các mẫu tờ khai khác nhau:

Thông báo số tài khoản/ví điện tử – Nghĩa vụ mới cần lưu ý

Một điểm mới quan trọng mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần đặc biệt lưu ý là việc gửi Thông báo số tài khoản/số hiệu ví điện tử theo Mẫu số 01/BK-STK. Đây là quy định nhằm minh bạch hóa các giao dịch tài chính, đặc biệt là đối với hoạt động kinh doanh online.

• Thời hạn nộp:
  • Đối với các đối tượng đã kinh doanh trước đây: chậm nhất là ngày 20 tháng 4 năm 2026 (đối với một số trường hợp cụ thể) hoặc kèm theo Tờ khai thuế đầu tiên của năm 2026.
  • Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới ra kinh doanh: kèm theo Thông báo doanh thu hoặc Tờ khai thuế đầu tiên của năm.
• Khi có thay đổi: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin số tài khoản/số hiệu ví điện tử, quý vị phải thông báo lại cho cơ quan thuế theo quy định.

Ai có thể hỗ trợ bạn về kế toán, thuế?

Việc quản lý sổ sách và kê khai thuế có thể khá phức tạp, đặc biệt với những người chưa có kinh nghiệm. Thông tư 152/2025/TT-BTC đã mở rộng các lựa chọn về người làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:

• Tự thực hiện: Nếu quý vị có kiến thức và thời gian, hoàn toàn có thể tự ghi chép sổ sách và kê khai.
• Bố trí người thân: Người đại diện hộ kinh doanh có thể bố trí cha mẹ, vợ/chồng, con cái, anh/chị/em ruột của mình làm kế toán.
• Kiêm nhiệm: Người làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ hoặc người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản cũng có thể kiêm nhiệm làm kế toán.
• Thuê dịch vụ kế toán: Đây là lựa chọn tối ưu nếu quý vị muốn tập trung vào kinh doanh và giao phó công việc kế toán cho các chuyên gia. Các dịch vụ này sẽ đảm bảo sổ sách, chứng từ được ghi chép chính xác và kê khai thuế đúng hạn, giúp quý vị tránh sai sót.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Các chứng từ kế toán nào được sử dụng theo Điều 6 Thông tư 152/2025/TT-BTC?

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, các chứng từ kế toán chính bao gồm Hóa đơn, Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ (đối với trường hợp mua hàng từ người bán không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng) và các chứng từ kế toán khác dùng làm căn cứ xác định doanh thu, thu nhập tính thuế.

Khi nào hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD)?

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD) được sử dụng khi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần theo dõi, quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cụ thể. Điều này đặc biệt hữu ích cho các hoạt động kinh doanh có quản lý kho hàng.

Làm thế nào để xác định số thuế TNCN phải nộp theo Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD)?

Để xác định số thuế TNCN phải nộp theo Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD), quý vị cần thực hiện các bước sau: Đầu tiên, tổng hợp doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ. Tiếp theo, tổng hợp các chi phí hợp lý. Sau đó, tính phần chênh lệch bằng cách lấy tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí hợp lý. Cuối cùng, số thuế TNCN phải nộp sẽ bằng phần chênh lệch này nhân với thuế suất TNCN theo quy định.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế cần sử dụng những sổ kế toán nào?

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ phần trăm (%) trên doanh thu, sổ kế toán chính cần sử dụng là Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số S2a-HKD. Sổ này giúp ghi chép doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không chịu thuế GTGT và TNCN thì cần kê khai bằng mẫu nào?

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và TNCN (bao gồm cả hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới ra kinh doanh) sẽ thông báo doanh thu thực tế phát sinh trong năm và kê khai các loại thuế khác theo Mẫu số 01/TKN-CNKD ban hành kèm theo Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Kết luận

Việc nắm vững các quy định về hóa đơn và thuế không chỉ giúp người bán hàng online tuân thủ pháp luật mà còn tạo dựng uy tín, minh bạch cho hoạt động kinh doanh. Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết về chứng từ, sổ sách kế toán và quy trình kê khai thuế theo Thông tư 152/2025/TT-BTC và 18/2026/TT-BTC, quý vị đã có cái nhìn rõ ràng hơn về nghĩa vụ của mình.

Nếu vẫn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần được tư vấn chuyên sâu hơn, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ quý vị để hoạt động kinh doanh online luôn vững vàng và phát triển bền vững. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!