Năm 2026 đang đến gần, mang theo nhiều thay đổi quan trọng trong chính sách thuế và kế toán dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, đặc biệt là những người hoạt động trong lĩnh vực bán hàng online. Nhiều chủ shop, người kinh doanh trực tuyến đang không khỏi băn khoăn và lo lắng về những quy định mới này. Liệu việc ghi chép sổ sách có phức tạp hơn? Thời hạn khai thuế có gì khác biệt? Và khi nào thì bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Với vai trò là chuyên gia hỗ trợ thuế và pháp lý, chúng tôi sẽ cùng bạn giải mã những quy định mới nhất từ Thông tư 152/2025/TT-BTC về hướng dẫn kế toán và Nghị định 68/2026/NĐ-CP về chính sách thuế và quản lý thuế. Mục tiêu là giúp bạn, những người bán online, nắm bắt thông tin một cách dễ hiểu nhất, chuẩn bị tốt nhất để tuân thủ và phát triển kinh doanh bền vững.
1. Những Thay Đổi Trọng Tâm Về Kế Toán Cho Người Bán Online Từ Năm 2026
Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, việc ghi chép và quản lý chứng từ, sổ sách kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ được chuẩn hóa rõ ràng hơn. Đây là nền tảng để cơ quan thuế xác định doanh thu và nghĩa vụ thuế của bạn.
1.1. Chứng Từ Kế Toán: Nền Tảng Của Mọi Giao Dịch
Mọi giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ của bạn đều cần được ghi nhận bằng các chứng từ kế toán. Ngoài hóa đơn, nếu bạn mua hàng hóa, dịch vụ từ những người bán không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, bạn cần lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ. Những chứng từ này là cơ sở quan trọng để xác định doanh thu, thu nhập tính thuế theo quy định.
1.2. Các Loại Sổ Kế Toán Bắt Buộc: Không Còn "Sổ Tay" Tùy Tiện
Tùy thuộc vào phương pháp tính thuế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ sử dụng các loại sổ kế toán khác nhau:
- Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu (phương pháp khoán):
Bạn sẽ sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD). Sổ này giúp bạn ghi nhận doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ phần trăm tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất tính thuế TNCN. Bạn có thể dùng sổ này để đối chiếu với dữ liệu thuế do cơ quan thuế cung cấp.
- Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai (dựa trên doanh thu và chi phí thực tế):
Bạn cần sử dụng một bộ sổ kế toán chi tiết hơn, bao gồm:
- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD): Dùng để ghi nhận doanh thu theo từng nhóm ngành nghề, đối chiếu với dữ liệu thuế GTGT.
- Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD): Đây là sổ quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế TNCN. Bạn sẽ ghi tổng doanh thu, tổng chi phí hợp lý (như nguyên vật liệu, tiền lương, khấu hao, dịch vụ bên ngoài...), sau đó lấy doanh thu trừ chi phí để ra "chênh lệch" làm căn cứ tính thuế TNCN.
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD): Nếu bạn có quản lý kho hàng, sổ này giúp theo dõi nhập, xuất, tồn kho cho từng loại hàng hóa.
- Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD): Dùng để theo dõi dòng tiền thu, chi bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng.
- Đối với hộ kinh doanh không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN:
Bạn vẫn cần sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD) để ghi chép doanh thu, làm căn cứ xác định bạn có thuộc đối tượng chịu thuế hay không. Sổ này cũng có thể dùng để đối chiếu với cơ quan thuế.
1.3. Ai Sẽ Là Người Làm Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh, Cá Nhân Kinh Doanh?
Một tin vui là bạn không nhất thiết phải thuê kế toán chuyên nghiệp. Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoàn toàn có thể tự mình ghi chép sổ sách, hoặc bố trí người thân (cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột) làm kế toán. Thậm chí, bạn có thể bố trí người làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ kiêm nhiệm làm kế toán, miễn là người đó nắm vững các nguyên tắc ghi sổ.
2. Những Quy Định Mới Về Khai Thuế, Nộp Thuế và Hóa Đơn Điện Tử (Nghị định 68/2026/NĐ-CP)
Nghị định 68/2026/NĐ-CP mang đến nhiều quy định mới về cách thức và thời điểm khai thuế, nộp thuế, cũng như việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, tác động trực tiếp đến người bán online.
2.1. Quy Định Khai Thuế GTGT và TNCN Theo Doanh Thu
Việc khai thuế GTGT và TNCN sẽ được phân loại rõ ràng hơn dựa trên mức doanh thu:
| Mức Doanh Thu Năm | Quy Định Khai Thuế |
|---|---|
| Dưới 500 triệu đồng | Thông báo doanh thu thực tế phát sinh trong năm cho cơ quan thuế chậm nhất ngày 31 tháng 01 của năm dương lịch tiếp theo. |
| Trên 500 triệu đồng | Thực hiện khai thuế, nộp thuế kể từ quý phát sinh doanh thu vượt ngưỡng 500 triệu đồng. |
| Trên 500 triệu đồng (bao gồm cả doanh thu khấu trừ, khai thay, nộp thay) | Tính thuế GTGT, TNCN theo quy định và thực hiện kê khai, nộp thuế theo hướng dẫn. |
Đặc biệt, cơ quan thuế sẽ hỗ trợ tạo lập tờ khai thuế tự động nếu bạn sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Tuy nhiên, bạn vẫn phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ khai thuế.
2.2. Thời Hạn và Địa Điểm Khai Thuế, Nộp Thuế: Cần Nắm Rõ Để Tránh Bị Phạt
Việc tuân thủ thời hạn và địa điểm khai nộp thuế là vô cùng quan trọng:
- Khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
- Khai theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Quyết toán thuế TNCN theo năm: Chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của năm dương lịch tiếp theo.
- Đối với cho thuê bất động sản: Cá nhân có thể chọn khai 2 lần/năm (lần 1 chậm nhất 31/7, lần 2 chậm nhất 31/01 năm sau) hoặc 1 lần/năm (chậm nhất 31/01 năm sau).
Về địa điểm khai thuế, nộp thuế, phương thức điện tử sẽ là chủ yếu. Đối với người bán online:
- Nếu bạn có nhiều địa điểm kinh doanh (bao gồm cả bán hàng qua thương mại điện tử), bạn sẽ khai thuế tổng hợp chung trên một hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở chính, nhưng nộp thuế cho từng địa điểm kinh doanh.
- Nếu bạn chỉ kinh doanh trên sàn thương mại điện tử/nền tảng số mà không có địa điểm kinh doanh cố định, bạn sẽ kê khai và nộp thuế tại cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi bạn cư trú (nơi ở hiện tại, tạm trú hoặc thường trú).
Để kiểm tra mã số thuế của mình, bạn có thể sử dụng công cụ Tra cứu MST của chúng tôi.
2.3. Bắt Buộc Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử: Thay Đổi Lớn Cho Người Bán Online
Đây là một trong những điểm mới đáng chú ý nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến người bán online:
| Doanh Thu Tính Thuế GTGT Hàng Năm | Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử (HĐĐT) |
|---|---|
| Từ 01 tỷ đồng trở lên | Bắt buộc áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Khi có nhiều địa điểm kinh doanh, sử dụng MST chung và ghi rõ địa chỉ từng địa điểm trên hóa đơn. |
| Trên 500 triệu đồng đến dưới 01 tỷ đồng | Không bắt buộc sử dụng HĐĐT. Nếu có nhu cầu, có thể đăng ký. Trường hợp không đăng ký nhưng cần HĐĐT, phải khai và nộp thuế trước khi được cấp HĐĐT theo từng lần phát sinh giao dịch. |
| Mới ra kinh doanh hoặc doanh thu năm trước chưa đến 01 tỷ đồng nhưng trong năm tính thuế đạt lũy kế từ 01 tỷ đồng trở lên | Phải áp dụng HĐĐT và đăng ký sử dụng trong 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế đạt ngưỡng. |
Điều này có nghĩa là rất nhiều người bán online sẽ phải làm quen và chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trong năm 2026.
2.4. Tạm Ngừng, Chấm Dứt Hoạt Động & Trách Nhiệm Khai Thay Của Tổ Chức
Nếu bạn tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động kinh doanh, bạn cần thông báo kịp thời cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày làm việc. Trong thời gian tạm ngừng, bạn không phải nộp hồ sơ khai thuế, trừ trường hợp tạm ngừng không trọn tháng/quý.
Ngoài ra, một số tổ chức có trách nhiệm khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân khi chi trả thu nhập, ví dụ như tổ chức thuê bất động sản của cá nhân hoặc tổ chức hợp tác kinh doanh với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Điều này giúp giảm gánh nặng cho cá nhân trong một số trường hợp cụ thể.
3. Lời Khuyên Thực Chiến Cho Người Bán Online Năm 2026
Để không bị động trước những thay đổi này, người bán online cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng:
- Chủ động tìm hiểu: Dành thời gian nghiên cứu các quy định mới từ Thông tư 152/2025/TT-BTC và Nghị định 68/2026/NĐ-CP để hiểu rõ nghĩa vụ của mình.
- Chuẩn bị sổ sách: Thiết lập hệ thống ghi chép chứng từ và sổ kế toán theo đúng mẫu biểu và phương pháp hướng dẫn. Kể cả khi bạn tự làm kế toán, việc này cũng cần sự cẩn trọng và chính xác.
- Đăng ký HĐĐT sớm: Nếu doanh thu của bạn có khả năng đạt hoặc đã đạt ngưỡng 1 tỷ đồng, hãy chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sớm để tránh bị động.
- Sử dụng công cụ hỗ trợ: Tận dụng các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử hoặc các công cụ tính thuế để đơn giản hóa quy trình. Để ước tính nghĩa vụ thuế của mình, hãy thử ngay Công cụ tính thuế hộ kinh doanh của chúng tôi.
- Tìm kiếm tư vấn chuyên nghiệp: Nếu cảm thấy quá phức tạp, đừng ngần ngại tìm đến các chuyên gia tư vấn thuế để được hỗ trợ và đảm bảo tuân thủ đúng luật. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ chuyên gia để được tư vấn chi tiết.
4. Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
Hộ kinh doanh chỉ có hoạt động kinh doanh trên sàn TMĐT mà không có địa điểm kinh doanh cố định thì kê khai thuế ở đâu?
Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chỉ hoạt động trên sàn thương mại điện tử/nền tảng số mà không có địa điểm kinh doanh cố định sẽ kê khai và nộp thuế tại cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cư trú (nơi ở hiện tại, tạm trú hoặc thường trú).
Khi nào hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Nếu doanh thu trong năm đạt ngưỡng 1 tỷ đồng (dù năm trước chưa đạt), bạn cũng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế đạt ngưỡng đó.
Làm thế nào để xác định số thuế TNCN phải nộp theo Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD)?
Trong Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD) theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, bạn sẽ ghi tổng doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ và tổng chi phí hợp lý phát sinh. Số thuế TNCN phải nộp được xác định bằng cách lấy chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí hợp lý, sau đó nhân với thuế suất thuế TNCN tương ứng.
Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu cần sử dụng những chứng từ kế toán nào?
Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu cần sử dụng Hóa đơn và các chứng từ khác dùng làm căn cứ để xác định và kê khai doanh thu theo quy định của pháp luật về thuế. Sổ kế toán chính được sử dụng là Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số S2a-HKD.
Ai có thể làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh?
Thông tư 152/2025/TT-BTC quy định người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể tự ghi chép sổ sách kế toán, hoặc bố trí người thân (cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột) làm kế toán. Ngoài ra, người làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, hoặc người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua bán tài sản cũng có thể kiêm nhiệm làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Kết luận
Những quy định mới về thuế và kế toán từ năm 2026 cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, đặc biệt là người bán online, đánh dấu một bước chuyển mình trong công tác quản lý thuế tại Việt Nam. Dù có thể mang lại những thách thức ban đầu, nhưng việc minh bạch hóa và chuẩn hóa quy trình sẽ giúp hoạt động kinh doanh của bạn trở nên chuyên nghiệp và bền vững hơn trong dài hạn. Hãy chủ động tìm hiểu, chuẩn bị kỹ lưỡng và đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ nhất.
