Kính chào quý vị tiểu thương và các hộ kinh doanh! Trong bối cảnh nền kinh tế liên tục thay đổi, việc cập nhật các chính sách thuế là điều vô cùng cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và đúng luật. Thời gian gần đây, hai văn bản pháp luật quan trọng đã và đang thu hút sự quan tâm lớn của cộng đồng hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, đó là Thông tư 18/2026/TT-BTC về quản lý thuế và Thông tư 152/2025/TT-BTC về hướng dẫn kế toán.
Những thay đổi này không chỉ đơn thuần là cập nhật số liệu mà còn mang đến những điều chỉnh đáng kể trong cách thức quản lý, kê khai và hạch toán thuế. Với vai trò là chuyên gia tư vấn thuế, chúng tôi sẽ cùng quý vị đi sâu phân tích những điểm mới cốt lõi, giúp quý vị hiểu rõ hơn về các quy định này và áp dụng vào thực tiễn kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
Thông tư 18/2026/TT-BTC: Nền tảng mới cho quản lý thuế Hộ kinh doanh
Thông tư 18/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính là một văn bản quy phạm pháp luật cực kỳ quan trọng, định hình lại cách thức quản lý thuế đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Đây là một sự thay đổi lớn mà bất kỳ tiểu thương nào cũng cần nắm rõ.
Hiệu lực và Sự thay thế quan trọng
Một trong những điểm đầu tiên mà quý vị cần lưu ý là về hiệu lực và phạm vi áp dụng của Thông tư này. Cụ thể:
- Hiệu lực thi hành: Thông tư 18/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành. Điều này có nghĩa là các quy định mới sẽ được áp dụng ngay lập tức, đòi hỏi hộ kinh doanh cần nhanh chóng thích nghi.
- Thay thế các Thông tư cũ: Thông tư này có vai trò bãi bỏ và thay thế hoàn toàn hai văn bản pháp luật trước đây là Thông tư số 40/2021/TT-BTC và Thông tư số 100/2021/TT-BTC. Đây là hai Thông tư đã từng hướng dẫn rất nhiều về thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Việc thay thế này cho thấy một cách tiếp cận mới, toàn diện hơn trong công tác quản lý thuế.
- Cập nhật văn bản viện dẫn: Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật được viện dẫn trong Thông tư 18/2026/TT-BTC có sự thay đổi (sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế), thì các hộ kinh doanh cần tuân thủ theo văn bản mới nhất đó. Điều này nhấn mạnh sự linh hoạt và tính cập nhật của hệ thống pháp luật thuế.
Lời khuyên chuyên gia: Việc thay thế Thông tư cũ đòi hỏi các hộ kinh doanh cần rà soát lại toàn bộ quy trình kê khai, nộp thuế hiện tại để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định mới. Đừng ngần ngại tìm hiểu kỹ hoặc liên hệ với các chuyên gia để được hướng dẫn chi tiết nếu có bất kỳ băn khoăn nào.
Quy định về xử lý hoàn thuế
Quá trình hoàn thuế là một khía cạnh quan trọng đối với nhiều hộ kinh doanh. Thông tư 18/2026/TT-BTC đã làm rõ hơn về cách thức cơ quan thuế sẽ trả kết quả giải quyết hoàn thuế:
- Trường hợp được hoàn thuế: Cơ quan thuế sẽ gửi Quyết định hoàn thuế, kèm theo Phụ lục chi tiết về số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa được hoàn trả (nếu có). Nếu có việc bù trừ vào các khoản thu ngân sách nhà nước khác, sẽ có Quyết định hoàn thuế kiêm bù trừ thu ngân sách nhà nước và Phụ lục tương ứng.
- Trường hợp không được hoàn thuế: Nếu hồ sơ không đủ điều kiện hoàn thuế, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc không được hoàn thuế cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Việc này sẽ tuân thủ theo quy định tại Thông tư số 80/2021/TT-BTC và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP.
Lời khuyên chuyên gia: Sự minh bạch trong quy trình hoàn thuế giúp hộ kinh doanh dễ dàng theo dõi và nắm bắt tình hình. Nếu quý vị cần hỗ trợ tra cứu thông tin thuế hoặc các văn bản pháp lý liên quan, hãy sử dụng công cụ của chúng tôi tại /Tools/MSTLookup để có thông tin nhanh chóng và chính xác.
Thông tư 152/2025/TT-BTC: Hướng dẫn kế toán chi tiết cho Hộ kinh doanh
Bên cạnh các quy định về quản lý thuế, Thông tư 152/2025/TT-BTC lại tập trung vào việc hướng dẫn cụ thể về công tác kế toán cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Đây là yếu tố then chốt giúp các tiểu thương quản lý tài chính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ nghĩa vụ thuế.
Linh hoạt trong lưu trữ tài liệu kế toán
Thông tư 152/2025/TT-BTC mang đến sự linh hoạt đáng kể trong việc lưu trữ tài liệu kế toán, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay:
- Lựa chọn hình thức lưu trữ: Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có quyền lựa chọn lưu trữ các tài liệu kế toán (bao gồm hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ kế toán,...) dưới dạng điện tử hoặc bản giấy. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các hộ kinh doanh ứng dụng công nghệ vào quản lý.
- Thời hạn lưu trữ: Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu là 05 năm. Riêng đối với hóa đơn, thời hạn lưu trữ sẽ tuân thủ theo quy định riêng của pháp luật về thuế.
Lời khuyên chuyên gia: Lưu trữ điện tử giúp tiết kiệm không gian, dễ dàng tra cứu và bảo mật tốt hơn (nếu được sao lưu đúng cách). Tuy nhiên, cần đảm bảo hệ thống lưu trữ điện tử đáp ứng các tiêu chuẩn về tính toàn vẹn và khả năng truy xuất khi cơ quan chức năng yêu cầu. Luôn có bản sao lưu dữ liệu quan trọng để phòng tránh rủi ro.
Tự do điều chỉnh sổ kế toán
Một điểm mới rất đáng chú ý là sự cho phép hộ kinh doanh có thể tùy chỉnh các sổ kế toán để phù hợp với đặc thù hoạt động của mình:
- Bổ sung hoặc sửa đổi sổ kế toán: Ngoài các mẫu sổ kế toán được hướng dẫn trong Thông tư này, hộ kinh doanh có thể bổ sung thêm các sổ kế toán hoặc sửa đổi lại biểu mẫu các sổ kế toán sao cho phù hợp nhất với nhu cầu quản lý của đơn vị.
- Nguyên tắc khi tùy chỉnh: Dù có sự linh hoạt, các sổ kế toán được mở thêm hoặc sửa đổi vẫn phải đảm bảo ghi rõ tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ, họ tên và chữ ký, đóng dấu (nếu có) của người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Lời khuyên chuyên gia: Sự linh hoạt này giúp hộ kinh doanh không bị gò bó vào các mẫu có sẵn, mà có thể thiết kế hệ thống kế toán thực sự phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Tuy nhiên, việc tùy chỉnh cần được thực hiện cẩn trọng để vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin phục vụ công tác kê khai thuế và đối chiếu với cơ quan thuế.
Danh mục và phương pháp ghi các sổ kế toán chính
Thông tư 152/2025/TT-BTC đã đưa ra danh mục các sổ kế toán cần thiết và hướng dẫn chi tiết cách ghi chép cho từng loại, giúp hộ kinh doanh có cơ sở để thực hiện đúng quy định.
1. Chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán bao gồm Hóa đơn, Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ (áp dụng khi mua hàng của người bán không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng) và các chứng từ khác dùng để xác định doanh thu, thu nhập tính thuế.
2. Các sổ kế toán chính
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thường sẽ sử dụng các sổ kế toán sau:
- Sổ Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD):
- Mục đích: Ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ phần trăm tính thuế GTGT. Sổ này giúp đối chiếu với dữ liệu thuế GTGT do cơ quan thuế cung cấp.
- Phương pháp ghi sổ: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ. Diễn giải nội dung doanh thu theo từng ngành nghề. Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ để xác định doanh thu và tính thuế GTGT phải nộp. Cuối kỳ, tổng hợp số thuế GTGT phải nộp.
- Sổ Chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD):
- Mục đích: Xác định nghĩa vụ thuế TNCN. Sổ này cũng dùng để đối chiếu số thuế TNCN phải nộp với cơ quan thuế nếu có dữ liệu do cơ quan thuế cung cấp.
- Phương pháp ghi sổ: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ, diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh và số tiền tương ứng.
- Dòng đầu tiên: Tổng doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
- Dòng thứ hai: Tổng chi phí hợp lý (bao gồm nguyên vật liệu, tiền lương, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài, lãi vay và các chi phí khác).
- Dòng thứ ba (Chênh lệch): Là kết quả của tổng doanh thu trừ tổng chi phí hợp lý, đây là căn cứ quan trọng để tính thuế TNCN.
- Dòng cuối cùng: Tổng số thuế TNCN phải nộp, được tính bằng Chênh lệch nhân với thuế suất quy định.
- Sổ Chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD):
- Mục đích: Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Giúp hộ kinh doanh kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho.
- Phương pháp ghi sổ: Ghi số hiệu, ngày, tháng chứng từ, diễn giải nội dung, đơn vị tính, đơn giá nhập/xuất/tồn. Các cột số lượng và thành tiền nhập, xuất, tồn sẽ được điền đầy đủ. Đơn giá xuất kho thường được tính theo công thức: (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ).
- Sổ Chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD):
- Mục đích: Theo dõi toàn bộ dòng tiền thu vào, chi ra bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng (tiền gửi không kỳ hạn). Hộ kinh doanh có thể mở riêng cho từng loại tiền tệ hoặc từng ngân hàng.
- Phương pháp ghi sổ: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ; diễn giải nội dung nghiệp vụ. Ghi số tiền thu/gửi vào và chi/rút ra. Cuối kỳ, cần tính toán số tiền mặt thu, chi, tồn quỹ và số tiền gửi vào, rút ra, số dư cuối kỳ.
Lời khuyên chuyên gia: Việc sử dụng các sổ kế toán này một cách khoa học không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mà còn cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính. Đặc biệt, nếu quý vị sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế hỗ trợ xác định số thuế GTGT, TNCN, việc đối chiếu với các sổ sách này sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Để ước tính nghĩa vụ thuế của mình, quý vị có thể tham khảo công cụ tính thuế hộ kinh doanh của chúng tôi tại /Tools/HKDCalculator.
Quản lý các loại thuế khác (Mẫu số S3a-HKD)
Đối với các hộ kinh doanh có hoạt động đặc thù thuộc diện chịu các loại thuế khác ngoài GTGT và TNCN, Thông tư 152/2025/TT-BTC cũng hướng dẫn sử dụng Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu số S3a-HKD).
- Các loại thuế áp dụng: Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường, thuế sử dụng đất.
- Mục đích: Theo dõi chi tiết nghĩa vụ và số thuế phải nộp cho từng loại thuế này.
Cấu trúc và phương pháp ghi sổ Mẫu số S3a-HKD: Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác
| Cột | Nội dung | Phương pháp ghi sổ |
|---|---|---|
| A | Ngày ghi sổ | Ghi ngày, tháng ghi sổ. |
| B | Diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh | Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh. |
| 1 | Lượng hàng hóa, dịch vụ chịu thuế | Ghi lượng hàng hóa, dịch vụ chịu thuế. |
| 2 | Mức thuế tuyệt đối | Ghi mức thuế tuyệt đối theo quy định của pháp luật về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường. |
| 3 | Giá tính thuế/01 đơn vị hàng hóa, dịch vụ | Giá tính thuế/01 đơn vị hàng hóa, dịch vụ thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế. |
| 4 | Thuế suất | Ghi mức thuế suất theo quy định của pháp luật về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế sử dụng đất. |
| 5 | Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt áp dụng phương pháp tính thuế theo tỷ lệ % | Cột 5 = Cột 1 x Cột 3 x Cột 4. |
| 6 | Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt áp dụng phương pháp tính thuế tuyệt đối | Cột 6 = Cột 1 x Cột 2. |
| 7 | Số thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp | Cột 7 = Cột 5 + Cột 6. |
| 8 | Thuế bảo vệ môi trường | Cột 8 = Cột 1 x Cột 2. |
| 9 | Thuế tài nguyên | Cột 9 = Cột 1 x Cột 3 x Cột 4. |
| 10 | Thuế sử dụng đất | Cột 10 = Cột 1 x Cột 3 x Cột 4. |
Lời khuyên chuyên gia: Nếu hộ kinh doanh của quý vị có các hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu, khai thác tài nguyên hoặc kinh doanh các mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, việc theo dõi chi tiết trên Mẫu S3a-HKD là bắt buộc để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của nghĩa vụ thuế. Sai sót trong việc kê khai các loại thuế này có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý và phạt hành chính.
Những điều tiểu thương cần lưu ý ngay lập tức
Với những thay đổi quan trọng từ hai Thông tư 18/2026/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần chủ động thực hiện một số hành động sau:
- Cập nhật kiến thức: Dành thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng các quy định mới, đặc biệt là các phần liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của mình.
- Rà soát hệ thống kế toán: Kiểm tra lại các sổ sách, chứng từ hiện có để đảm bảo phù hợp với hướng dẫn của Thông tư 152/2025/TT-BTC. Nếu cần, hãy điều chỉnh hoặc bổ sung các mẫu sổ.
- Chuẩn bị cho việc chuyển đổi: Đặc biệt lưu ý đến việc Thông tư 18/2026/TT-BTC thay thế các Thông tư cũ, đảm bảo không còn áp dụng các quy định đã hết hiệu lực.
- Tận dụng công nghệ: Nếu đang sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế hỗ trợ xác định thuế, hãy tận dụng tối đa để đơn giản hóa công việc kế toán và đối chiếu.
- Tham vấn chuyên gia: Nếu có bất kỳ vướng mắc hay cần làm rõ, đừng ngần ngại tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế để nhận được hướng dẫn chính xác và kịp thời.
Các chính sách thuế mới luôn đi kèm với những cơ hội để tối ưu hóa quản lý và tuân thủ tốt hơn, nhưng cũng đòi hỏi sự thích nghi nhanh chóng. Việc chủ động nắm bắt thông tin sẽ giúp quý vị tránh được những rủi ro không đáng có và tập trung phát triển kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Thông tư 18/2026/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ khi nào?
Thông tư 18/2026/TT-BTC có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.
2. Thông tư 18/2026/TT-BTC thay thế các Thông tư nào?
Thông tư 18/2026/TT-BTC thay thế Thông tư số 40/2021/TT-BTC và Thông tư số 100/2021/TT-BTC.
3. Hộ kinh doanh có thể lưu trữ tài liệu kế toán dưới hình thức nào?
Hộ kinh doanh có thể lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán dưới hình thức điện tử hoặc bản giấy.
4. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán của hộ kinh doanh là bao lâu?
Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán của hộ kinh doanh tối thiểu là 05 năm. Riêng hóa đơn thì thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
5. Hộ kinh doanh có được tự bổ sung hoặc sửa đổi biểu mẫu sổ kế toán không?
Có, hộ kinh doanh có thể bổ sung thêm các sổ kế toán hoặc sửa đổi lại biểu mẫu các sổ kế toán cho phù hợp với nhu cầu của đơn vị, miễn là ghi rõ tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; họ tên và chữ ký, đóng dấu (nếu có) của người đại diện.
6. Khi sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế hỗ trợ xác định thuế, hộ kinh doanh có cần dùng các mẫu sổ kế toán của Thông tư không?
Có, hộ kinh doanh vẫn sử dụng các mẫu sổ kế toán hướng dẫn tại Thông tư 152/2025/TT-BTC để theo dõi, đối chiếu với số thuế phải nộp theo thông báo của cơ quan thuế.
7. Làm thế nào để xác định số thuế TNCN phải nộp theo Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD)?
Theo Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD), số thuế TNCN phải nộp được xác định bằng cách lấy 'Chênh lệch' (tổng doanh thu trừ tổng chi phí hợp lý) nhân với thuế suất.
8. Hộ kinh doanh cần làm gì khi có hoạt động chịu các loại thuế khác?
Khi có hoạt động chịu các loại thuế khác (như thuế xuất khẩu, nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường, sử dụng đất), hộ kinh doanh cần sử dụng thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu số S3a-HKD) để ghi chép và theo dõi.
Kết luận
Sự ra đời của Thông tư 18/2026/TT-BTC và Thông tư 152/2025/TT-BTC đánh dấu một bước tiến mới trong việc hoàn thiện khung pháp lý về quản lý thuế và kế toán cho hộ kinh doanh tại Việt Nam. Những thay đổi này không chỉ hướng tới việc đơn giản hóa thủ tục mà còn tăng cường tính minh bạch, giúp các tiểu thương dễ dàng hơn trong việc tuân thủ nghĩa vụ thuế của mình.
Chúng tôi tin rằng, với sự chủ động tìm hiểu và áp dụng đúng đắn các quy định mới, quý vị hộ kinh doanh sẽ vững vàng hơn trên hành trình phát triển kinh doanh. Nếu quý vị có bất kỳ thắc mắc nào về các thay đổi này hoặc cần tư vấn chuyên sâu, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi tại /Home/Contact để được hỗ trợ kịp thời và chuyên nghiệp nhất. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng quý vị trong việc tối ưu hóa quản lý thuế!
